Meeting Management

Gute Meetings sind wie Ihre Lieblingsschuhe: Sie geben Ihnen Halt und tragen Sie weiter. Sie drücken nicht, sondern bieten Ihnen genau den nötigen Platz. Und ... sie sind attraktiv und Sie ziehen sie gerne an.

Wenn der Schuh drückt ...

Wann waren Sie zuletzt in einer Besprechung und haben diese mit dem Gefühl verlassen, dass Sie die Zeit viel besser hätten nutzen können?

In vielen Unternehmen sind Besprechungen und Arbeitsmeetings nicht so effizient, wie sie sein könnten. Das kostet: Arbeitszeit, Motivation der Teilnehmenden, Entscheidungsqualität, Stimmung in der Firma ... Nicht selten werden Smartphone, Laptop oder „Kritzelkunst“ zu Rettungsankern in unbefriedigenden Situationen.

Manche Besprechungen sind mit einfachen Mitteln zu verbessern: Es genügt, auf einige Regeln, eine klare Agenda und passende Präsentationen zu achten. Oft ist die Situation jedoch vielschichtiger:

Formale oder informelle Hierarchien ...
bewirken, dass immer nur ein kleiner Teil der Teilnehmenden, die „Mächtigen“, zu Wort kommen. Der Rest sitzt da, schweigt ... und hört bestenfalls zu.
Unklare Rollen ...
tragen dazu bei, dass Einzelne zuviel und Andere zuwenig Verantwortung für das Gelingen der Meetings übernehmen ... im worst case fühlt sich niemand dafür verantwortlich, die vereinbarten Aufgaben zu erledigen.
Im „Firefighting Modus“ ...
jagt ein Projekt das nächste und alles muss sofort fertig sein. Meetings werden überfallsartig angesetzt, häufig verschoben, drastisch gekürzt oder inhaltlich überladen ... kein Wunder, dass alle den Überblick verlieren.
Die „Meeting Mania“ ...
erlaubt es, das Arbeiten alleine geschickt zu vermeiden. Fast alles muss gemeinsam besprochen, durchgekaut, entschieden werden. Weil zwischen den vielen Meetings wenig Zeit ist, werden die vereinbarten Aufgaben nicht erledigt ... und die Folgemeetings dann als nicht zielführend erlebt.
Hidden Agenda ...
In den Meetings verfolgen die TeilnehmerInnen ihre ganz persönliche Agenda. Es entstehen lange Diskussionen über Details und Seitenthemen ... die dahinterliegenden Interessen werden nicht offen gelegt.

Woran es liegt

Wenn die Meetings in Ihrer Organisation nicht zufriedenstellend verlaufen, kann das verschiedene Ursachen haben:

Wie Sie Ihre Meetings gestalten
Hier geht es um: Besprechungsleitung und Moderation, Vorbereitung, Agenda, Protokollführung, TeilnehmerInnen, Rollen(un)klarheiten, Umgang mit Unterschieden wie Hierarchie, Professionen, Kultur, Gender ...
Welche Meetingstruktur Ihre Organisation hat
Hier geht es um: Anzahl der Meetings, Funktion der einzelnen Meetings und wie sie erfüllt wird, kontinuierliche Anpassung der Meetingstruktur an innere und äußere Veränderungen, Meetings als Führungsinstrument, aber auch: Welche Alternativen zum Meeting gibt es (E-Mail, Telefongespräch, Intranet, Kommunikationsplattformen)? Wann ist welche Form von Kommunikation am sinnvollsten, effizientesten? Welche Aufgaben brauchen Meetings, welche lassen sich besser arbeitsteilig erfüllen?
Wie die Organisationskultur und -dynamik Ihre Meetings beeinflusst
Hier geht es um die "Tiefenschicht Ihrer Organisation": Führungskultur, Muster der Entscheidungsfindung, allgemeiner Umgang miteinander, Kooperationsbereitschaft & Engagement der MitarbeiterInnen, Sicherheit und Vertrauen als zentrale Ressourcen, Umgang mit Projekten, Umgang mit Veränderungen, ...

Was wir für Sie tun können

Wir sprechen gerne mit Ihnen über Ihre Situation. Kontaktieren Sie uns!
breitenfelder@melangeC.at, +43 664 5345516

Erste Schritte
Quick Check
Wir erheben in einem persönlichen Gespräch mit Ihnen und einzelnen Ihrer MitarbeiterInnen den Status Ihres Meetings und erstellen eine kurze Diagnose. Sie bekommen von uns erste Hinweise zur Verbesserung ("Basics").
Ihr Nutzen: Impuls zur Verbesserung einzelner Meetings
Ihr Zeitaufwand: ca. 3h alleine oder in kleiner Gruppe
Kompass
Wir erheben die Situation zunächst mit Hilfe eines Fragebogens. Im folgenden Workshop erarbeiten Sie und Ihr Team gemeinsam mit uns ein genaueres Bild Ihrer Meetingkultur und -struktur. Auf dieser Basis werden rasch umsetzbare Verbesserungen vereinbart und mittelfristige Entwicklungsschritte sichtbar.
Ihr Nutzen: Konkrete Verbesserungsmaßnahmen für einzelne Meetings und Grobkonzept für eine maßgeschneiderte Meetingstruktur
Ihr Zeitaufwand: Erstgespräch, Fragebogen, 4h im Team
Diagnose
Wir führen mit bewährten Methoden (qualitative Interviews, Fokusgruppen, Fragebogen, Appreciative Inquiry, ...) gemeinsam mit Ihnen eine fundierte Diagnose Ihrer Meetings und der zugrundeliegenden strukturellen und kulturellen Faktoren durch.
Ihr Nutzen: Sie gewinnen ein umfassendes, differenziertes Bild über die Leistungsfähigkeit Ihrer Besprechungskultur und -struktur und über Möglichkeiten, diese nachhaltig zu verbessern. Wir thematisieren dabei auch die "Tiefenschicht" Ihrer Organisation (Führung, Kultur, Struktur, Mitarbeiter)
Ihr Aufwand: abhängig von der Reichweite der Diagnose

Wie es weitergeht

Meeting Evolution
Wir beraten Sie und Ihr Team bei der Anpasssung einzelner Meetings oder Ihrer gesamten Meetingstruktur, aber auch zu speziellen Themen wie Vorstands- und Leitungsmeetings, kulturelle Diversität und Meetings virtueller Teams. Wir unterstützen Sie gerne bei der Bearbeitung allgemeiner Entwicklungs-themen (Führung, Struktur, Kultur), die in der Diagnose auftauchen.
Meeting Revolution
In den letzten Jahren sind eine ganze Reihe von Organisations- und Meetingkonzepten entstanden, die mit herkömmlichen Vorstellungen ganz bewusst brechen, wie z.B. Holocracy, Open Space, World Café, Scrum, Design Thinking, Dialog nach David Bohm, Soziokratie, Einsatz analoger und kreativer Methoden, neue Raumkonzepte ... Wenn Sie Meetings ganz neu denken wollen, unterstützen wir Sie dabei, dies mit Mut und Augenmaß zu tun.
Meeting Facilitation
Damit Sie und Ihr Team sich voll auf die Inhalte konzentrieren können, moderieren wir Ihre Besprechungen, Klausuren, Workshopsn und Tagungen - Mehr dazu in unseren Angeboten im Bereich Moderation
Meeting Academy
Wenn Sie die persönlichen Kompetenzen von Ihnen oder Ihren MitarbeiterInnen zur Planung und Leitung von Meetings verbessern wollen, können wir Ihnen eines unserer Seminare empfehlen, zu Themen wie: Gestaltung und Moderation von Meetings, Workshops und Veranstaltungen; Moderationstechniken; kreative und analoge Methoden ... - Mehr dazu in unseren Seminarangeboten
Coaching
... von Teams sowie von Personen, die für die Gestaltung von Meetings zuständig sind (Führungskräfte, ProjektleiterInnen, Stäbe, ...)
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